阿婷第一次email個professor問功課,劈頭一句:「Hi,呢份assignment點做?幾時交?」冇稱呼、冇簽名。
三日冇回音。佢以為個prof唔理佢,其實個prof一日收50封email,佢嗰封睇落好似sales推廣咁,兩秒就skip咗。
佢唔明:明明係一句好簡單嘅嘢,點解連個回覆都爭唔到?
當你要email教授問嘢、約 meeting、請假,或者第一次寫 email 俾上司/HR。
✈️ PRE-FLIGHT · 事前準備
Email 教授／上司
📚 學業／職場 · STUDY-WORK
1情景觸發 · THE SITUATION
虛構示範故事
2SOP 程序 · 照住做
✈ STANDARD OPERATING PROCEDURE
臨場慌張都跟得到 — 由 STEP 1 順住做落去
- send 之前,一封 email 只鎖定一件事。如果你有五條問題,揀最緊要嗰條,其餘留返下一封。
- 寫實個 subject line。格式:「[科目代碼] 想請教 Assignment 2 交件格式 —— 學生 陳小婷」,對方一眼睇到係咩事。
- 開頭稱呼 + 自我定位。「Dear Professor Lee,我係你 Tue 堂嘅 Year 1 學生陳小婷。」對方即刻對得返個人。
- 正文講清楚你試過乜。「我睇過 course outline 但搵唔到…」,再問你嗰條問題,最後 thank you + 全名 + 學號。
- send 前讀多一次。有冇 typo?開頭有冇用咗「喂」「你好呀」呢啲太隨便嘅字?語氣會唔會太硬或太隨便?執乾淨先 send。
- send 完唔好即刻催。畀足 2 至 3 個工作天。3 日內未覆先禮貌 follow up 一次覆咗回一句多謝,搞掂
3Do's & Don'ts · 心法
✈ DO 要做
- Subject line 寫實啲:「[科目代碼] 想請教 Assignment 2 交件格式 —— 學生 陳小婷」,對方一眼睇到係咩事。
- 開頭稱呼 + 一句自我定位:「Dear Professor Lee,我係你 Tue 堂嘅 Year 1 學生陳小婷。」對方即刻對得返個人。
- 一封 email 只問 一件事,講清楚你已經試過乜(「我睇過 course outline 但搵唔到...」),最後有 thank you + 全名 + 學號。
- send 之前讀多一次:有冇 typo?語氣會唔會太硬或太隨便?
✕ DON'T 唔好
- 唔好用「喂」「你好呀」「跟緊上封」呢啲太隨便嘅開頭,對住教授/上司唔係 send whatsapp。
- 唔好一封 email 塞五條問題 + 一堆附件,對方會 hea 返轉頭遲啲先睇 —— 然後永遠冇「遲啲」。
- 唔好催 —— send 完畀足 2 至 3 個工作天先 follow up,催得太急你嗰封會由「有禮貌」變「煩」。
4點解 · WHY
email 唔係傾偈,係「你未見到對方,對方就已經憑幾行字判斷你係點嘅人」。
一封清楚、有禮、易回嘅 email,係幫緊對方慳時間 —— 你越易畀人幫,人就越肯幫你。
尊重人哋嘅時間,唔係卑躬屈膝,而係你識得企喺對方角度諗嘢。呢個能力會跟你成世。
「你們願意人怎樣待你們,你們也要怎樣待人。」路加福音 6:31
5撞板案例 · CRASH LOG
- 一封求其嘅 email send咗出去,等咗成個禮拜,先醒起自己連個稱呼都冇寫。